Diagramación

1) Definición Diagrama de Flujo:

Representan la secuencia o los pasos lógicos para realizar una tarea mediante unos símbolos. Dentro de los símbolos se escriben los pasos a seguir. Un diagrama de flujo debe proporcionar una información clara, ordenada y concisa de todos los pasos a seguir.

2) ¿Cuál es el objetivo de un Diagrama de Flujo?:

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, facilita la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc.

Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización. 

Permite que todas las personas que están participando en el proceso lo entiendan de la misma manera, con lo que sera mas fácil  motivarlas a conseguir procesos mas económicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso. 

3) Tipos de Diagramas de Flujo:

3.1) Formato Vertical: el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.   

 

     

3.2) Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

 

3.3) Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

 

3.4) Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

4) Técnicas para Formular Diagramas de Flujo:

Esta representación gráfica se da cuando varios símbolos (que indican diferentes procesos), se relacionan entre si mediante líneas que indican el orden en que se deben ejecutar los procesos. Los símbolos utilizados han sido normalizados por el instituto norteamericano de normalización (ANSI):

 

Símbolo	Descripción
	Indica el inicio y el final de nuestro diagrama de flujo.
	Indica la entrada y salida de datos.
	Símbolo de proceso y nos indica la asignación de un valor en la memoria y/o la ejecución de una operación aritmética.
	Indica la salida de información por impresora.
	Conector dentro de página. Representa la continuidad del diagrama dentro de la misma página.
	Conector fuera de pagina. Representa la continuidad del diagrama en otra pagina.
	Indica la salida de información en la pantalla o monitor.
	Símbolo de decisión. Indica la realización de una comparación de valores.

5) Modelajes de Procesos Actuales:

 

      El modelar los procesos dentro de la organización, permite conocer las áreas problemáticas y susceptibles a mejoras, los niveles y la delegación de autoridad, las áreas de alto riesgo, el volumen de sus operaciones y el ciclo de vida de sus procesos, incluyendo el contenido tecnológico y la problemática social. Una vez que se tiene conocimiento de estos aspectos, los mismos pueden ser utilizados para acelerar o transformar la manera de llevar a cabo el proceso y definir los puntos de interés de la organización sobre los cuales se debe poner más atención. Por tal motivo, si una organización desea obtener resultados exitosos en sus procesos, es recomendable que tenga conocimiento y utilice la ingeniería y modelado de procesos, siguiendo metodologías  adecuadas que sean entendidas y aplicadas con facilidad.

 

     Los modelos de un proceso son usados para documentar y dar soporte a los procedimientos de una organización en una forma consistente y uniforme. El modelado en la ingeniería de procesos es una actividad compleja, cíclica y requiere de  un análisis sobre la forma en la cual las personas realizan su trabajo. El modelado de procesos se distingue de otros tipos de modelado en las Ciencias de la Computación, debido a que se modelan fenómenos que se realizan por una persona en lugar de una máquina.

 

     Los usos y las ventajas de la ingeniería y modelado de procesos pueden ser resumidos en los siguientes puntos :

 

•  Facilita la comprensión y comunicación humana.  

• Proporciona apoyo para la mejora del proceso. 

• Proporciona  soporte a la administración del proceso. 

• Automatiza la dirección del proceso.

• Automatiza el apoyo de la ejecución.

 

Por ejemplo:

 

     Las empresas utilizan los modelos de procesos como una base de conocimiento central, puntos para el diseño de sistemas informáticos, como medios de agrupación para identificar áreas de interés para la capacitación de empleados y de ayuda en el desarrollo de planes de crecimiento empresarial. Los modelos de procesos fomentan la comunicación y la cooperación entre los departamentos,  y ayudan a que las empresas alcancen un flujo de trabajo eficiente.