La Normalización es una actividad encaminada a establecer soluciones a situaciones repetitivas. Esta actividad consiste en la elaboración, difusión y aplicación de normas. El beneficio más importante que ofrece la normalización es facilitar la adaptación de los procesos, productos y servicios a los fines a los que se destinan, protegiendo la salud y el medio ambiente, previniendo los obstáculos al comercio y facilitando la cooperación tecnológica. Es considerado uno de los pilares básicos para mejorar la calidad y la seguridad de cualquier actividad tecnológica, científica, industrial o de servicios.
Su desarrollo se lleva a cabo en el seno de organismos de normalización, que mediante procedimientos preestablecidos, y agrupando a todos los interesados, publican unos documentos elaborados y aprobados por consenso, que se denominan normas.

.... y ¿Las Normas ISO? ISO 9000 es un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios. ISO 9000 especifica la manera en que una organización opera sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. La finalidad principal de las Normas ISO es orientar, coordinar, simplificar y unificar los usos para conseguir menores costos y mayor efectividad.
Proceso de Certificación
La certificación es un documento emitido por una organización competente que asegura que el sistema de calidad de la empresa cumple con los requisitos de la norma ISO. En Venezuela, por ejemplo está: Fondonorma y Bureau Veritas, como organismos que pueden otorgar certificación ISO. En este proceso de certificación, un auditor se encarga de validar toda la documentación que respalda el sistema de gestión de calidad implementado. Uno de los documentos que permite a los auditores certificar que lo que dicen los procedimientos se realiza de la forma en que se describen o se detallan, son los Formularios.
Los Formularios son creados para tener una evidencia de las actividades efectuadas, de sus controles y de sus resultados. Tienen espacios en blancos, que una vez diligenciados, se convierten en registros. Deben ser completados en el mismo momento en que se realiza la actividad. Es importante resaltar que en un sistema de gestión de calidad, lo que no ha sido registrado no existe. El formulario debe contener: identificación (organización, numeración, paginado y fecha), título, aprobación y actualizaciones con sus respectivas fechas, identificación de cambios y localización.
Por ejemplo:
Los Formularios son creados para tener una evidencia de las actividades efectuadas, de sus controles y de sus resultados. Tienen espacios en blancos, que una vez diligenciados, se convierten en registros. Deben ser completados en el mismo momento en que se realiza la actividad. Es importante resaltar que en un sistema de gestión de calidad, lo que no ha sido registrado no existe. El formulario debe contener: identificación (organización, numeración, paginado y fecha), título, aprobación y actualizaciones con sus respectivas fechas, identificación de cambios y localización.
Por ejemplo:
Manuales Administrativos
Son
documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una
organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas,
sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que
se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.
Ventajas y Limitaciones de la Utilización de los Manuales
Ventajas
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Limitaciones
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Son una fuente permanente de información
sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa
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Constituyen una herramienta, pero no la
solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar
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Son una herramienta de apoyo en el
entrenamiento y capacitación de nuevos empleados
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Si no se actualizan permanentemente,
pierden vigencia con rapidez
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Logran y mantienen un sólido plan de
organización
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Incluyen solo los aspectos formales de la
organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para
la vida de la misma es notoria
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Determinan la responsabilidad de cada
puesto y su relación con otros puestos de la organización
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Existe el temor de que pueda conducir a una
estricta reglamentación y rigidez
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Estructura
de un Manual
Las partes principales de un manual pueden ser las
siguientes:
· Tabla de contenido
· Introducción
· Instrucciones para el uso del manual
· Cuerpo del manual
· Flujogramas
· Glosario de términos
· Conclusiones
· Recomendaciones
· Anexos
La importancia de los manuales radica en que ellos explican
de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de
ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas
funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con
regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad
cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su
estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de
determinado departamento.
Finalmente se puede decir, que la normalización fundamenta el desarrollo armónico y eficiente de las empresas. Genera bases para el buen entendimiento y control dentro y fuera de las organizaciones. La normalización simplifica y unifica, a través de un lenguaje claro y preciso.
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