Organización y Sistemas

 

 

Se puede definir Organización y Sistemas como un conjunto integrado de técnicas e instrumentos que permiten analizar las estructura, procesos administrativos y operativos de la organización, con la finalidad de asegurar el mejoramiento continuo y así lograr los objetivos de la organización eficaz y efectivamente.

  

 

     En otras palabras Organización y Sistemas nace con el objetivo de aumentar la productividad y la eficiencia en el trabajo. Su evolución se puede dividir en dos fases:

 

• Primera Fase: 1917 a 1964, en esta fase se crean los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de organización y sistemas en toda la administración.
• Segunda Fase: a partir de 1965, esta fase se caracteriza por la modernización e introducción de técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y se consolida la revisión o seguimiento permanente de todo el funcionamiento del sistema.

     Algunas de las funciones de la unidad de organización y sistemas son:

1) Preparar un plan de organización y mantenerlo actualizado, adaptándolo  a las nuevas necesidades.

2) Revisar y diseñar las estructuras organizativas, de forma que se logren los fines de la institución en la manera más efectiva.

3) Analizar y Proponer mejoras de métodos y procedimientos.

4) Colaborar con los técnicos competentes en los estudios de distribución de plantas e instalaciones físicas de oficinas.

5) Realizar evaluaciones previas a la adquisición, y durante la utilización, de mobiliario, máquinas y demás equipos de oficina.

6) Fomentar la normalización administrativa, elaborando manuales de organización y funciones, sistemas y procedimientos.

 

 

     Es importante resaltar y tener presente que las funciones y actividades de la unidad de organización y sistema, debe basarse en convencer y no imponer, debe demostrar claramente las ventajas de las propuestas planteadas, de esta forma ayuda a crear un clima favorable que permite adaptarse fácilmente al cambio, reconociendo así el valor e importancia del elemento humano en toda situación de cambio.
 

 

     El personal que labora en organización y sistemas se conoce como analista. Este se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones viables a problemas. Por lo tanto, el analista debe tener: capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

    Entre algunas de las funciones del analista, están:

1) Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la organización. Esto implica efectuar varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura por medio de gráficos como: organigramas, diagramas y/o flujos.

2) Verificar que la estructura de la organización beneficia las actividades que desarrolla por medio de la identificación de los procesos que se ejecutan en la empresa.

3) Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como medio de control, a fin de considerar posibles mejoras.

4) Estudiar, proponer e implementar sistemas que permitan desarrollar con mayor eficacia y eficiencia las actividades de los trabajadores.

 

     En conclusión se `puede decir que la estructura de organización y sistemas es vital para cualquier empresa, ya que ayudara de manera directa al mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas, para ayudar a trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidadora.