Normas, Políticas y Procedimientos

    

 

 

           Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos.

 

 

     En una organización no es necesario que exista un gran número de personas, sino que las personas que estén, se comuniquen y actúen en forma coordinada para lograr los objetivos. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos.

 

      Ahora bien, ¿ Qué son las normas? Son patrones aceptables de comportamiento para las personas dentro de un grupo.  Indican a las personas lo que deben hacer o no en determinadas situaciones. A veces, son sólo sobreentendidas, otras son explicitas, habladas y hasta escritas. Una vez que las normas han sido establecidas y aceptadas, influyen en el comportamiento del individuo, sin necesidad aparente de ser controlado externamente. De la misma manera, en una empresa u organización las normas indican a los empleados que está permitido y que no en su lugar de trabajo. Estas normas, que se llamaran normas formales, deben aparecer en los manuales de la organización y deben tener las siguientes características:

 

• Ser consistente: la sanción deber ser siempre la misma para el mismo incidente, sin que dependa de la persona que cometió la falta. Deben ser imparciales.
• Ser justas
• Ser conocidas por todos
• Estar relacionadas con los objetivos laborales
• Deben expresar los valores de la empresa

    

 Las normas forman parte del contenido de las políticas organizacionales. Entiéndase, por política organizacional: la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los miembros de la organización, en ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada área de la organización. Son criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos. Deben ser dictadas desde el nivel más alto de la empresa.

 

 

Tipos de Políticas

 

 

1) Generales: aplican a todos los niveles de la organización, son de alto impacto o criticidad, por ejemplo: política de calidad, política de seguridad integral, entre otras.

 

 

2) Específicas: aplican a determinados procesos, por ejemplo: política de ventas, política de compras, entre otras.

 

     Las políticas organizacionales deben ser redactadas con un lenguaje sencillo, claro, concreto y preciso. Como parte esencial de la vida organizacional de una empresa, una vez definidas, deben ser aplicadas y velar por su cumplimiento, y finalmente deben ser adaptables a través del tiempo, es decir, periódicamente es necesaria su revisión y vigencia.

 

 

 

     Por otro lado, y complementando los puntos anteriormente descritos, los procedimientos también ayudan al logro de los objetivos, ya que en ellos se describe detalladamente cada una de las actividades a seguir en el proceso laboral, y de esta forma se garantiza la disminución de errores. El principal objetivo de un procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, optimizando tiempo y esfuerzo.

 

 

Características de los Procedimientos

 

• No son de aplicación general; su aplicación depende de cada situación en particular, de cada proceso en particular.
• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, así se logra optimizar el trabajo o la actividad continua y sistemática.
• Son flexibles y elásticos, se adaptan a las nuevas situaciones a los cambios.

     Uno de los recursos técnicos usados dentro de la elaboración de los procedimientos,  que permite precisar en forma ordenada y detallada las operaciones, actividades, procesos, que se llevan a cabo en cada una de las áreas dentro de la organización es la diagramación. Esta consiste en representar gráficamente los procesos de una empresa y observar todas sus actividades en forma conjunta, sus relaciones, su incompatibilidad, posibles cuellos de botella, entre otros. La diagramación favorece la compresión de los procesos.

     Por ejemplo:

      Para concluir, el siguiente cuadro resumen refleja claramente, la definición y relación de cada uno de los términos:

NORMAS	POLÍTICAS	PROCEDIMIENTOS
Reglas específicas que se deben seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas o actividades en una organización para llevar a cabo el cumplimiento de una política organizacional.	Son lineamientos generales que deben ser divulgados, entendidos y acatados por todos los miembros de la organización. Contempla las normas y responsabilidades de cada área de la organización. Complementan el logro de los objetivos.	Conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma  forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias. Complementan el logro de los objetivos.