Diagramación

1) Definición Diagrama de Flujo:

Representan la secuencia o los pasos lógicos para realizar una tarea mediante unos símbolos. Dentro de los símbolos se escriben los pasos a seguir. Un diagrama de flujo debe proporcionar una información clara, ordenada y concisa de todos los pasos a seguir.

2) ¿Cuál es el objetivo de un Diagrama de Flujo?:

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, facilita la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc.

Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización. 

Permite que todas las personas que están participando en el proceso lo entiendan de la misma manera, con lo que sera mas fácil  motivarlas a conseguir procesos mas económicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso. 

3) Tipos de Diagramas de Flujo:

3.1) Formato Vertical: el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.   

 

     

3.2) Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

 

3.3) Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

 

3.4) Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

4) Técnicas para Formular Diagramas de Flujo:

Esta representación gráfica se da cuando varios símbolos (que indican diferentes procesos), se relacionan entre si mediante líneas que indican el orden en que se deben ejecutar los procesos. Los símbolos utilizados han sido normalizados por el instituto norteamericano de normalización (ANSI):

 

Símbolo	Descripción
	Indica el inicio y el final de nuestro diagrama de flujo.
	Indica la entrada y salida de datos.
	Símbolo de proceso y nos indica la asignación de un valor en la memoria y/o la ejecución de una operación aritmética.
	Indica la salida de información por impresora.
	Conector dentro de página. Representa la continuidad del diagrama dentro de la misma página.
	Conector fuera de pagina. Representa la continuidad del diagrama en otra pagina.
	Indica la salida de información en la pantalla o monitor.
	Símbolo de decisión. Indica la realización de una comparación de valores.

5) Modelajes de Procesos Actuales:

 

      El modelar los procesos dentro de la organización, permite conocer las áreas problemáticas y susceptibles a mejoras, los niveles y la delegación de autoridad, las áreas de alto riesgo, el volumen de sus operaciones y el ciclo de vida de sus procesos, incluyendo el contenido tecnológico y la problemática social. Una vez que se tiene conocimiento de estos aspectos, los mismos pueden ser utilizados para acelerar o transformar la manera de llevar a cabo el proceso y definir los puntos de interés de la organización sobre los cuales se debe poner más atención. Por tal motivo, si una organización desea obtener resultados exitosos en sus procesos, es recomendable que tenga conocimiento y utilice la ingeniería y modelado de procesos, siguiendo metodologías  adecuadas que sean entendidas y aplicadas con facilidad.

 

     Los modelos de un proceso son usados para documentar y dar soporte a los procedimientos de una organización en una forma consistente y uniforme. El modelado en la ingeniería de procesos es una actividad compleja, cíclica y requiere de  un análisis sobre la forma en la cual las personas realizan su trabajo. El modelado de procesos se distingue de otros tipos de modelado en las Ciencias de la Computación, debido a que se modelan fenómenos que se realizan por una persona en lugar de una máquina.

 

     Los usos y las ventajas de la ingeniería y modelado de procesos pueden ser resumidos en los siguientes puntos :

 

•  Facilita la comprensión y comunicación humana.  

• Proporciona apoyo para la mejora del proceso. 

• Proporciona  soporte a la administración del proceso. 

• Automatiza la dirección del proceso.

• Automatiza el apoyo de la ejecución.

 

Por ejemplo:

 

     Las empresas utilizan los modelos de procesos como una base de conocimiento central, puntos para el diseño de sistemas informáticos, como medios de agrupación para identificar áreas de interés para la capacitación de empleados y de ayuda en el desarrollo de planes de crecimiento empresarial. Los modelos de procesos fomentan la comunicación y la cooperación entre los departamentos,  y ayudan a que las empresas alcancen un flujo de trabajo eficiente.

 

 



 

Simplificación del Trabajo

     

Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio ó recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización. La simplificación del trabajo presupone el mejor método de trabajo, el más fácil, se alcanza a través de la recolección y organización de hechos relacionados con el trabajo.

 

 

 

 

 

 

 

 

     Existen diferentes técnicas, que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo, alguna de ellas:

• La Medición del Trabajo: determina el contenido de una tarea definida en función del tiempo que se emplea para llevarla a cabo.
• Cuadro de Distribución del Trabajo: es una síntesis de las actividades y tareas que se realizan en un sector o departamento y el tiempo que cada quién dedica a cada actividad. Responde a las interrogantes ¿Qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cuánto tiempo demora en hacerlo?

 

• Estudios de Tiempos y Movimientos: es medir el tiempo efectivo en el que se lleva a cabo cada actividad, función y/o proceso y determinar bajo parámetros estadísticos la eficiencia con la que se están realizando.

     Por otro lado, es importante también tener en cuenta ciertos conceptos que van a complementar y están inmersos en la simplificación del trabajo:

 

 

 

 

     Así pues, la simplificación del trabajo como técnica, como sistema elimina el concepto de los mejoramientos como algo aislado y lo reemplaza por la afirmación categórica de que las mejoras deberán venir como resultado de un análisis completo, organizado, sistematizado y metódico, que es absolutamente fácil de seguir aun por las personas más ocupadas de la empresa.


Normalización

 

 

     La Normalización es una actividad encaminada a establecer soluciones a situaciones repetitivas. Esta actividad consiste en la elaboración, difusión y aplicación de normas. El beneficio más importante que ofrece la normalización es facilitar la adaptación de los procesos, productos y servicios a los fines a los que se destinan, protegiendo la salud y el medio ambiente, previniendo los obstáculos al comercio y facilitando la cooperación tecnológica. Es considerado uno de los pilares básicos para mejorar la calidad y la seguridad de cualquier actividad tecnológica, científica, industrial o de servicios.

 

     Su desarrollo se lleva a cabo en el seno de organismos de normalización, que mediante procedimientos preestablecidos, y agrupando a todos los interesados, publican unos documentos elaborados y aprobados por consenso, que se denominan normas. 

 Ahora bien, ¿Qué es una norma?  Las normas son un modelo, un patrón, ejemplo o criterio a seguir. Una norma es una fórmula que tiene valor de regla y tiene por finalidad definir las características que debe poseer un objeto y los productos que han de tener una compatibilidad para ser usados a nivel internacional. Las normas ofrecen un lenguaje común de comunicación entre las empresas.

 

....  y ¿Las Normas ISO?  ISO 9000 es un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios. ISO 9000 especifica la manera en que una organización opera sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. La finalidad principal de las Normas ISO es orientar, coordinar, simplificar y unificar los usos para conseguir menores costos y mayor efectividad.

 

     Proceso de Certificación

 

     La certificación es un documento emitido por una organización competente que asegura que el sistema de calidad de la empresa cumple con los requisitos de la norma ISO. En Venezuela, por ejemplo está: Fondonorma y Bureau Veritas, como organismos que pueden otorgar certificación ISO. En este proceso de certificación, un auditor se encarga de validar toda la documentación que respalda el sistema de gestión de calidad implementado. Uno de los documentos que permite a los auditores certificar que lo que dicen los procedimientos se realiza de la forma en que se describen o se detallan, son los Formularios.

     Los Formularios son creados para tener una evidencia de las actividades efectuadas, de sus controles y de sus resultados. Tienen espacios en blancos, que una vez diligenciados, se convierten en registros. Deben ser completados en el mismo momento en que se realiza la actividad. Es importante resaltar que en un sistema de gestión de calidad, lo que no ha sido registrado no existe. El formulario debe contener: identificación (organización, numeración, paginado y fecha), título, aprobación y actualizaciones con sus respectivas fechas, identificación de cambios y localización.

     Por ejemplo:

 

 

Manuales Administrativos

 

     Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.



 

Ventajas y Limitaciones de la Utilización de los Manuales

Ventajas	Limitaciones
Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa	Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar
Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados	Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez
Logran y mantienen un sólido plan de organización	Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria
Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización	Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez

Estructura de un Manual
 

     Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

 

· Tabla de contenido

·  Introducción

· Instrucciones para el uso del manual

· Cuerpo del manual

· Flujogramas

· Glosario de términos

· Conclusiones

· Recomendaciones

· Anexos

 

     La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

 

     Finalmente se puede decir, que la normalización fundamenta el desarrollo armónico y eficiente de las empresas.  Genera bases para el buen entendimiento y control dentro y fuera de las organizaciones. La normalización simplifica y unifica, a través de un lenguaje claro y preciso.

 

    

 



 

   

Normas, Políticas y Procedimientos

    

 

 

           Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos.

 

 

     En una organización no es necesario que exista un gran número de personas, sino que las personas que estén, se comuniquen y actúen en forma coordinada para lograr los objetivos. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos.

 

      Ahora bien, ¿ Qué son las normas? Son patrones aceptables de comportamiento para las personas dentro de un grupo.  Indican a las personas lo que deben hacer o no en determinadas situaciones. A veces, son sólo sobreentendidas, otras son explicitas, habladas y hasta escritas. Una vez que las normas han sido establecidas y aceptadas, influyen en el comportamiento del individuo, sin necesidad aparente de ser controlado externamente. De la misma manera, en una empresa u organización las normas indican a los empleados que está permitido y que no en su lugar de trabajo. Estas normas, que se llamaran normas formales, deben aparecer en los manuales de la organización y deben tener las siguientes características:

 

• Ser consistente: la sanción deber ser siempre la misma para el mismo incidente, sin que dependa de la persona que cometió la falta. Deben ser imparciales.
• Ser justas
• Ser conocidas por todos
• Estar relacionadas con los objetivos laborales
• Deben expresar los valores de la empresa

    

 Las normas forman parte del contenido de las políticas organizacionales. Entiéndase, por política organizacional: la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los miembros de la organización, en ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada área de la organización. Son criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos. Deben ser dictadas desde el nivel más alto de la empresa.

 

 

Tipos de Políticas

 

 

1) Generales: aplican a todos los niveles de la organización, son de alto impacto o criticidad, por ejemplo: política de calidad, política de seguridad integral, entre otras.

 

 

2) Específicas: aplican a determinados procesos, por ejemplo: política de ventas, política de compras, entre otras.

 

     Las políticas organizacionales deben ser redactadas con un lenguaje sencillo, claro, concreto y preciso. Como parte esencial de la vida organizacional de una empresa, una vez definidas, deben ser aplicadas y velar por su cumplimiento, y finalmente deben ser adaptables a través del tiempo, es decir, periódicamente es necesaria su revisión y vigencia.

 

 

 

     Por otro lado, y complementando los puntos anteriormente descritos, los procedimientos también ayudan al logro de los objetivos, ya que en ellos se describe detalladamente cada una de las actividades a seguir en el proceso laboral, y de esta forma se garantiza la disminución de errores. El principal objetivo de un procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, optimizando tiempo y esfuerzo.

 

 

Características de los Procedimientos

 

• No son de aplicación general; su aplicación depende de cada situación en particular, de cada proceso en particular.
• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, así se logra optimizar el trabajo o la actividad continua y sistemática.
• Son flexibles y elásticos, se adaptan a las nuevas situaciones a los cambios.

     Uno de los recursos técnicos usados dentro de la elaboración de los procedimientos,  que permite precisar en forma ordenada y detallada las operaciones, actividades, procesos, que se llevan a cabo en cada una de las áreas dentro de la organización es la diagramación. Esta consiste en representar gráficamente los procesos de una empresa y observar todas sus actividades en forma conjunta, sus relaciones, su incompatibilidad, posibles cuellos de botella, entre otros. La diagramación favorece la compresión de los procesos.

     Por ejemplo:

      Para concluir, el siguiente cuadro resumen refleja claramente, la definición y relación de cada uno de los términos:

NORMAS	POLÍTICAS	PROCEDIMIENTOS
Reglas específicas que se deben seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas o actividades en una organización para llevar a cabo el cumplimiento de una política organizacional.	Son lineamientos generales que deben ser divulgados, entendidos y acatados por todos los miembros de la organización. Contempla las normas y responsabilidades de cada área de la organización. Complementan el logro de los objetivos.	Conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma  forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias. Complementan el logro de los objetivos.

 

 

 

 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

Organimetría

     Los organigramas pueden describirse como una herramienta o instrumento utilizados para señalar la vinculación o relaciones que existen entre los diferentes departamentos que conforman la organización. Es un esquema que plasma en forma grafica las relaciones jerárquicas y competenciales dentro de la organización.

 

     Los organigramas revelan:

 

• La división de funciones
• Los niveles jerárquicos
• Las líneas de autoridad y responsabilidad
• Los canales formales de comunicación
• La naturaleza lineal o staff del departamento
• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros.
• Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

Por ejemplo:

 

 

En este organigrama el nivel jerárquico superior lo conforma la Asamblea de Accionista, a esta le reporta el Gerente General, quien tiene cuatro subordinados:  Producción, Recursos Humanos, Finanzas y Mercadotecnia.

 

Tipos de Organigramas

 

 

Existen distintos tipos de organigramas y distintos criterios para clasificarlos. Alguno de ellos son:



 

1. Según su naturaleza:

• Micro administrativos: son aquellos que involucran a sólo una entidad.
  

   

 

 

• Macro administrativos: representa varias entidades al mismo tiempo.

 

• Meso Administrativos: representa varias entidades que se dediquen a una misma actividad.

 

 

2. Según el ámbito:

 

• Generales: representa a una organización en su totalidad y las relaciones que existen dentro de esta.

 

 

• Específicos: representan a un departamento a área puntual de la entidad y como esta se organiza.

 

 

3. Según su presentación gráfica:

 

• Horizontales: las unidades son desplegadas de izquierda a derecha, colocando al titular en el extremo izquierdo. Las relaciones entre las unidades se representan mediante líneas horizontales y las jerárquicas se ordenan en columnas.



 

 

• Verticales: las unidades se despliegan de arriba hacia abajo y el titular se ubica en el extremo superior y las jerárquicas se despliegan de manera escalonada.

 



 

 

• Mixtos: combinación de los dos anteriores, brindan mayor posibilidad de plasmar la estructura de una empresa.



 4. Según el contenido:

 

• Integrales: representa todas las unidades administrativas de la empresa y las relaciones jerárquicas o de dependencia que se establecen entre las mismas. Son similares a los organigramas generales. Presentan a la empresa de una forma integrada.

 

• Funcionales: a los elementos de los integrales se le agrega una reseña de las funciones más importantes de cada área.

• De puestos, plazas y unidades: señalan que puestos se necesitan para cada unidad, el número de plazas que existen y que se requiere.

 

 

Criterios para la Elaboración de un Organigrama

 

1. Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
2. Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar las estructuras en forma clara y comprensible.
3. Uniformidad: es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su compresión.
4. Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio en función de su objeto.
5. Vigencia: deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.

Símbolos y Referencias Convencionales de Mayor uso en un Organigrama

1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
2. Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.
3. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
4. Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
5. Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.
6. Figura geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.
7. Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Se utiliza medio recuadro, bastante coloreado.
8. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
9. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

 

     En definitiva, los organigramas facilitan el análisis de la organización, ya que brinda a las diferentes áreas un conocimiento general del desarrollo de las relaciones entre las unidades que la integran, cargos y jerarquías y  adicional proporciona información para otros procesos de gestión.

 

 





Organización y Sistemas

 

 

Se puede definir Organización y Sistemas como un conjunto integrado de técnicas e instrumentos que permiten analizar las estructura, procesos administrativos y operativos de la organización, con la finalidad de asegurar el mejoramiento continuo y así lograr los objetivos de la organización eficaz y efectivamente.

  

 

     En otras palabras Organización y Sistemas nace con el objetivo de aumentar la productividad y la eficiencia en el trabajo. Su evolución se puede dividir en dos fases:

 

• Primera Fase: 1917 a 1964, en esta fase se crean los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de organización y sistemas en toda la administración.
• Segunda Fase: a partir de 1965, esta fase se caracteriza por la modernización e introducción de técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y se consolida la revisión o seguimiento permanente de todo el funcionamiento del sistema.

     Algunas de las funciones de la unidad de organización y sistemas son:

1) Preparar un plan de organización y mantenerlo actualizado, adaptándolo  a las nuevas necesidades.

2) Revisar y diseñar las estructuras organizativas, de forma que se logren los fines de la institución en la manera más efectiva.

3) Analizar y Proponer mejoras de métodos y procedimientos.

4) Colaborar con los técnicos competentes en los estudios de distribución de plantas e instalaciones físicas de oficinas.

5) Realizar evaluaciones previas a la adquisición, y durante la utilización, de mobiliario, máquinas y demás equipos de oficina.

6) Fomentar la normalización administrativa, elaborando manuales de organización y funciones, sistemas y procedimientos.

 

 

     Es importante resaltar y tener presente que las funciones y actividades de la unidad de organización y sistema, debe basarse en convencer y no imponer, debe demostrar claramente las ventajas de las propuestas planteadas, de esta forma ayuda a crear un clima favorable que permite adaptarse fácilmente al cambio, reconociendo así el valor e importancia del elemento humano en toda situación de cambio.
 

 

     El personal que labora en organización y sistemas se conoce como analista. Este se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones viables a problemas. Por lo tanto, el analista debe tener: capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

    Entre algunas de las funciones del analista, están:

1) Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la organización. Esto implica efectuar varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura por medio de gráficos como: organigramas, diagramas y/o flujos.

2) Verificar que la estructura de la organización beneficia las actividades que desarrolla por medio de la identificación de los procesos que se ejecutan en la empresa.

3) Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como medio de control, a fin de considerar posibles mejoras.

4) Estudiar, proponer e implementar sistemas que permitan desarrollar con mayor eficacia y eficiencia las actividades de los trabajadores.

 

     En conclusión se `puede decir que la estructura de organización y sistemas es vital para cualquier empresa, ya que ayudara de manera directa al mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas, para ayudar a trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidadora.